Embora a maioria de nós tenha tido a oportunidade de tomar notas para nosso próprio uso, tomar as atas de uma reunião requer um conjunto completamente diferente de habilidades.

Por exemplo, em notas pessoais, é perfeitamente bom usar abreviaturas, símbolos, estenografia—mesmo desenhos.

As tuas próprias notas não têm de ser bonitas.

(embora ajude), siga um formato definido, ter todas as palavras escritas corretamente, ou mostrar qualquer consideração para um leitor externo. São só para o teu uso.

Por outro lado, as actas das reuniões têm um propósito completamente diferente, porque são escritas para outros, e funcionam como documentos históricos que marque decisões e ações tomadas por um grupo. O gravador da definição carpe diem de uma reunião tem uma enorme responsabilidade e deve estar disposto a aceitar o cargo a sério e com cuidado.

Se lhe pedirem para funcionar como gravador de minutos, as seguintes dicas ajudá-lo-ão a tomá-las com precisão e facilidade.

1. Preparar o terreno

Distribuir minutos da reunião anterior antes da que você está se preparando para assistir. Isto vai dar-te a ti e a toda a gente a oportunidade de te lembrares.

o que foi decidido, quem precisava completar certas coisas, e o que ainda precisa ser feito.

2. Conhecer o propósito

Para compreender a importância da tarefa, lembre-se que os minutos servem vários propósitos:

  • São um registro das decisões e ações de um grupo
  • Eles são uma lembrança de quem foi dado atribuições
  • São elementos de prova dos prazos
  • São um benefício para as pessoas que estão ausentes quando as decisões são tomadas.

3. Obter a Agenda

Antes da reunião, obter a agenda da pessoa que conduz a reunião, e fazer um esboço. Fazer isso economizará tempo, mas tome nota Precisa de a ordem pela qual são discutidos os principais pontos.

4. Escolha O Seu Método

Descubra de antemão qual o método de gravação mais confortável para você:

  • portátil
  • modelo e área de transferência
  • portátil
  • gravador
  • atalho

5. Todos Os Sistemas Ligados

Seja qual for o método que decidir usar, certifique-se de que tem tudo o que precisa. Se for eletrônico, certifique-se de que funciona. Só para o caso de o seu escolhido o método pára de funcionar, tem um método de backup no seu bolso de trás.

6. Deixar espaço para trabalhar

No entanto, você decide tomar minutos, fornecer amplo espaço no papel para tomar notas.

7. Aqui, Aqui.

Se possível, ter os nomes de todos os participantes antes do início da reunião. Se isto não for viável, passe uma folha de presenças assim que as pessoas chegarem.

Tome nota de quem está presente, de quem está desaparecido, de quem chega tarde e de quem sai mais cedo. Certifica-te que todos os nomes estão escritos corretamente.

8. Ter um mapa dos lugares

Para reuniões pessoais que ocorrem em torno de mesas de conferência, é uma boa ideia criar um mapa de assentos, especialmente se nem todos os participantes são conhecidos por você. Uma vez que você terá que gravar com precisão quem faz moções, ele vai economizar tempo se você sabe a partir do gráfico quem está fazendo a fala em qualquer dado tempo.

9. Conhecer a posição de todos

Além de conhecer os nomes das pessoas, Você também deve saber antes do início da reunião quem serve ou dirige qualquer Comitê. Como saber o nome das pessoas antes do tempo, sabendo suas posições vai economizar tempo ao finalizar os minutos.

10. Criar um modelo de minutos

Uma vez que os minutos devem conter informações consistentes, independentemente do que é discutido, ele economiza uma enorme quantidade de tempo para ter um modelo ou preparado preencher o formulário em branco para usar para que o seu tempo não seja desperdiçado escrevendo informações padrão. Na verdade, grande parte da informação pode ser preenchida antes da reunião começar.

Fonte: https://definicao.net/significado-de-ata/